Desde hace unos días no he vuelto
a publicar nada nuevo en el blog, a todos los que alguna vez me han leído les
pido perdón ya que he estado bastante atareado y no me ha quedado tiempo. Pero
vuelvo a retomar ya que hace poco un compañero de la universidad que trabaja
también en el área de procurement, me hizo una excelente consulta y se me
ocurrió escribir sobre ello.
La pregunta en realidad fue muy
sencilla, pero la respuesta es bastante compleja y larga, así que trataré de
ser breve y explicarles de la forma más sencilla. La pregunta fue: “Andrés, ¿las
compras o adquisición de servicios de transporte se manejan distinto?
La respuesta para comenzar es:
Si!. La negociación y adquisición de servicios de transporte de una compañía si
se maneja de forma diferente a las compras normales de bienes y/o servicios. Primero,
porque en este tipo de compras, prima más otros factores de acuerdo a las
necesidades de la empresa, y porque además tiene distintos pasos que se deben
estructurar antes de ir a realizar una licitación, negociación o un término muy
popular un BID de transportes.
En mi experiencia y como he
manejado este tipo de “compras”, hay 5 pasos fundamentales que se deben desarrollar
para manejar una adquisición de servicios de transporte. El primero de esos
pasos, es clasificar el tipo de servicio de transporte que estas a punto de
negociar, por ejemplo:
- Servicio de transporte internacional (Cargas internaciones de importación o exportación) en este caso hay dos tipos aéreos y marítimos
- Servicio de transporte de distribución local (entrega de bienes a clientes como grandes superficies, etc).
- Servicio de transporte de mensajería (aquí entra Fedex, DHL, etc.)
- Servicio de transporte de personal (Rutas de los empleados)
- Servicio de transporte de residuos comunes y residuos peligrosos o de trato especial.
Una vez clasificados y sabiendo
que servicio se va a licitar viene una evaluación que normalmente se debe
realizar para poder determinar la idoneidad del proveedor, ya que en mi
experiencia que he manejado transporte para empresas de consumo masivo, estos
empresas requieren que los proveedores cumplan con los siguientes requisitos
mínimos: Certificación BASC donde brinda total tranquilidad que el proveedor
cumple con la política de seguridad anti narcóticos, evitando que la carga
sufra contaminación o malos manejos tanto en puerto de salida como de llegada,
y en los carros de distribución que tengan sistemas de trazabilidad (GPS, etc.)
Si el proveedor brinda esta tranquilidad, pasa el primer filtro. El segundo
filtro es donde se evalúa que el proveedor sea sostenible financieramente, para
evitar que se atrase en pagos a sus conductores y/o asociados que puedan
incurrir en paros o no cargues, o que no tenga con que responder ante cualquier
eventualidad. El tercer filtro es el tema legal, que el proveedor no tenga
vínculos con personas que tengan antecedentes con lavados de activos, que no
hayan tenido reclamos por perdidas de mercancía o investigaciones, etc. El cuarto
filtro es que pueda suministrar las pólizas de los vehículos o carga en tránsito
para evitar pérdidas de dinero en caso de accidentes y/o calamidades. Y por
último que tenga permiso del ministerio de transporte para operador, y en el
caso de los proveedores que manejan residuos tengan el permiso del ministerio
del medio ambiente.
Como lo dije en un principio, el
manejo de este tipo de “compras” es totalmente diferente a las demás ya que de
entrada no se trata de negociar con el que ofrezca el precio más barato para
demostrar ahorros, si no con el proveedor que te brinde la tranquilidad total
de cumplir con todos los requisitos que requiere una operación logística tan
compleja como la de las distintas modalidades de transporte que maneja una
empresa.
Una vez escogidos los proveedores
por su idoneidad y cumplimiento de los requisitos básicos, se debe elaborar con
cada área implicada los pliegos de condiciones, por ejemplo en el caso de los
vehículos para la distribución de bienes terminados, normalmente el área de
logística de distribución, solicita que todos los vehículos del proveedor de
transporte deben venir conectados con un sistema de seguimiento satelital para
poder tener certeza del cumplimiento de rutas y tiempos de entrega y no perder
en nivel de servicio. De igual manera que suministren un personal In House en
algunos casos, que ayuden en la optimización de rutas y tiempos de entrega, de
esta manera se puede trabajar continuamente en pro de prestarle cada día un
mejor servicio al cliente y en casos que allá un accidente en la vía o algún
inconveniente se pueda solventar de manera oportuna.
Una vez se tiene claro el pliego
se presenta la licitación que normalmente debe exigirle al proveedor una tarifa
por ruta (origen-destino), en algunos casos por kilómetros recorridos, y en
otros por kilogramo transportado. Como lo dije todo depende del tipo de
transporte que se vaya a negociar.
Para cerrar y no nos extendamos
tanto en esta entrada del blog, quiero explicarles el paso final: La
negociación. Para este caso se deben hacer dos tipos de comparativos, el
primero el comparativo de precios de los oferentes, y el segundo el comparativo
frente a las tarifas que se venían manejando anteriormente. Lo segundo se hace
en caso que haya un incremento pasar a evaluar diferentes factores externos que
juegan en el cambio de tarifas como el incremento del petróleo (combustible),
del IVA si es el caso, del IPC del país de negociación, etc. Factores macro y
micro económicos que pueden jugar al alza o a la baja.
Finalmente al decidir el
proveedor escogido se deben ser muy transparente a la hora de negociar, ya que
normalmente cuando escogemos un proveedor puede que tenga una ruta y/o tarifa
por encima de la competencia, por lo tanto se debe mostrar con cartas abiertas
que está incurriendo en un extra costo y nuestra función es que no suceda para
evitar un incremento de costos. De igual manera se debe tratar de lograr un
acuerdo que en caso de no cumplimiento de tiempos de entrega como en caso del
servicio de distribución, lograr negociar algún descuento por día atrasado o
penalidad ya que en este caso nos estamos jugando el buen nombre de nuestra compañía
ante nuestros clientes. El ahorro lo podemos medir como un costo evitado al “evitar”
pagar por encima de lo establecido en el mercado y/o lo que los factores macro
y micro económicos indican.
Bueno muchachos espero haber sido
muy claro, si tienen alguno comentario y/o pregunta recuerden pueden escribirme
a mi correo: andresarb25@gmail.com,
espero escribirles pronto de nuevo, siempre estaré atento a resolver sus dudas
y preguntas en este espacio.
