Pero primero quiero hablarles
sobre un tema que toque al final de la última entrada pero que en realidad no
profundice mucho pero me parece que es uno de los elementos más importantes en
la gestión de compras y que muy pocos tienen en cuenta o simplemente no saben
que existe.
Este tema básicamente trata,
sobre un termino que yo defino y le cree el nombre de “Negociación Inversa”;
muchos compradores, negociadores y hasta jefes y gerentes de compras, no han
visualizado la importancia de la negociación inversa, o simplemente nunca se
han detenido a pensar en ello. Muchos creen que el fin del departamento de
compras, procurement, supply, etc, es generar ahorros para la empresa, mejorar
su capital de trabajo, mermar costos, etc. Pero no han tenido en cuenta algo
que yo vengo predicando creo que desde que inicie este blog, y es que el
verdadero fin es ser un área de servicio para las demás áreas y los ahorros, la
optimización del capital de trabajo y etc, viene añadido a ese buen servicio
que le prestamos a las otras áreas.
Muchos se estarán preguntando,
pero este man de que está hablando?. Hay un termino que hace poco descubrí
leyendo sobre él y es el termino “Business Partners”, es decir los socios de
negocio dentro de la propia empresa. Estos socios de negocio no son más que la
creación de equipos de trabajo entre las áreas de la empresa. Aliarnos con las
demás áreas de trabajo, para visualizar posibles estrategias de mejora que
signifiquen ahorros importantes, mejoras en los procesos y optimización de los
recursos.
Pero para llegar allá debemos realizar
algo que es precisamente la negociación inversa. Esto es simplemente saber
negociar con las demás áreas para poder crear credibilidad, confianza y apoyo
para desarrollar esos grupos interdisciplinarios que le pueden traer grandes
beneficios a la compañía. El negociador no solo debe negociar con los
proveedores, también debe negociar con las áreas a las cuales les brinda un
servicio para eliminar barreras y llegar a trabajar en conjunto.
Una de las formas más fáciles es
cumplir con un buen servicio, cumpliendo los indicadores de gestión de niveles
de servicio, demostrándole a las demás áreas que estamos trabajando para lograr
sus objetivos. Esto elimina barreras y resistencia y permite que ellos apoyen
nuestras ideas y desarrollos y nos aporten con nuevas estrategias que nos
ayuden a lograr los objetivos de ahorros y demás resultandos que resaltan
nuestra labor.
Imagínese usted tener un área de
compras que no le soluciona a tiempo, que no le da respuesta oportuna a sus
requerimientos, que no le contestan de forma concreta o le pone inconvenientes,
cierto que usted no va a desarrollar una relación cercana con ellos y más bien
va a resistirse a emprender cualquier trabajo en conjunto con esa área? La
respuesta, es claro que no, porque voy a ayudar a desarrollar estrategias con
un área que me trata mal y no me ayuda.
Toda esta teoría la fui
desarrollando a partir de mi experiencia en los departamentos que he estado y
de que un día, un respetado Gerente de logística de una empresa muy grande de
Colombia, que fue profesor mío en la especialización de logística integral que
cursé; nos conto una anécdota muy clara y que le dio sentido a todo lo que
siempre he creído.
El nos contó, que le parecía el
colmo que en el reporte anual de resultados, la gerencia de compras se pavonara
por tener unos ahorros financieros altísimos, con una optimización de capital
altísimo, etc. Resultados que en sí satisfacían a la organización, pero en
realidad no estaban generando valor para las demás áreas y mucho menos para el
área de él.
El nos contaba, que en diversas
oportunidades se acerco al gerente de compras con el fin de desarrollar
estrategias para mejorar y optimizar los tiempos de despacho y descargue de su
empresa, resultados que podrían aumentar mucho más la rentabilidad del negocio,
y ser muy significativos, mucho más que solo ahorros. Estrategias como la
reposición de montacargas por modalidad de renting operativo, desarrollo de
estrategias en la negociación y contratación de fletes y muchas más
oportunidades de mejora que disminuirían en bastante proporción los costos
operativos, y significarían ingresos mayores. Pero nunca obtuvo una respuesta
positiva, ya que solo estaban centrados en lograr ahorros para mostrar gestión
y nada más; No identificando verdaderas oportunidades de mejora que a largo
plazo son mucho más significativas que solo ahorrarse unos cuantos dólares, y
que todas esas oportunidades se perdían simplemente por el hecho de no trabajar
en equipo, no desarrollar business partners y enfrascarse en su sola gestión.
Lógicamente ni ahora ni mucho más
adelante creo que vaya a existir una relación cercana entre esas dos áreas,
perdiendo oportunidades muy valiosas que si son para resaltar y enmarcar. Incluso
así la gerencia de compras logre aplausos por la junta directiva de la
compañía, para las demás áreas de la empresa no están realizando un buen
trabajo ni están prestando un buen servicio, perdiendo muchas estrategias que
si mejorarían el funcionar de los procesos.
Saliéndome un poco del tema del
blog pero que tiene mucho que ver con lo que estoy hablando, es el discurso que
utilizo el técnico de la selección Colombia el profe Pekerman en el mundial de
Brasil con su equipo, mas o menos va así, les dijo: “Ustedes pueden salir hoy y
realizar jugadas individuales, lucirse, ser comprados luego por grandes equipos
y volverse millonarios, o pueden salir hoy jugar en equipo, tocársela al
compañero, producir jugadas de gol, ganar, jugar por la selección y ser
inmortales en la memoria de todos los 40 millones de colombianos que los están
viendo hoy. El dinero, la fama se esfuman con el tiempo, pero hacer historia
perdura por la eternidad, ustedes deciden porque salen hoy a esa cancha”. Y ya
saben que terminó siendo la mejor actuación de una selección Colombia en los
mundiales de fútbol.
Lo mismo pasa en nuestra gestión
en nuestra compañía, podemos hacer las cosas de forma individual, lucirnos y
lograr reconocimiento por unos pocos. O podemos trabajar en pro a la empresa en
la cuál laboramos, logrando mejoras y optimización de procesos que perduren con
el tiempo. Ustedes deciden si utilizan la negociación inversa y logran
desarrollar relaciones de trabajo en equipo interdisciplinarias, business
partners que nos ayuden a crear estrategias que logran valor y si cumplen con
lo que se quiere lograr.
Son mucho más importantes los
logros que podemos alcanzar si unimos fuerzas; Piense por un momento usted
tratando de comprender los objetivos de una negociación de un bien o servicio
muy específico en los cuales no tiene muchos conocimientos técnicos. Quien se
los va a aclarar si el usuario solicitante no tiene buena relación con el área
de compras; cierto que nadie?
Contrario sería si tiene el apoyo
de las áreas de su compañía, si requiere hacer un estudio financiero mucho más
profundo para probar los beneficios de la negociación que esta realizando,
tiene el apoyo de la gerencia financiera, si requiere entender las
características técnicas mínimas que debe tener una nueva maquina para el área
de producción, tiene el apoyo de la gerencia de planta y así sucesivamente.
Realice acuerdos de servicio con
las áreas con las cuales esta involucrado, para que genere confiabilidad, cree
vínculos de trabajo en equipo y venda esos beneficios, créame que se verá mucho
más su gestión y resultados.
De igual manera pasa con todos
los nuevos procesos que usted quiera implementar en la compañía, por ejemplo el
sistema SRM, es fundamental la colaboración de las áreas usuarias, si ellos no
prestan una buena ayuda para implementarlo y calificar de manera acorde los proveedores,
no va a poder existir. Mientras si existe esa buena relación va a existir una
buena actitud hacia el cambio y van a comprender los beneficios que trae este
nuevo proceso o desarrollo, colaborando e incluso aportando con opiniones que
puedan traer mejoras y beneficios.
Espero les haya gustado esta nueva entrada,
la siguiente entrada volveré con
el siguiente grupo de compras, ya saben comenten, compartan las entradas, se
reciben críticas, preguntas y dudas, por favor lean las anteriores entradas, me
pueden escribir también a mi correo personal andresarb25@gmail.com
Cordialmente,
Andrés A. Ramos
