Porque compras no es solo comprar

Muchas personas y empresas creen que el departamento de compras fue creado solo para comprar los requerimientos que se necesitan para operar, y piensan que solo deben comprar barato para que el costo operativo de la compañía no se vea afectado y así su utilidad operativa se vea favorecida por las ventas.

Lo que muchos ignoran es que Compras puede generar igual valor que unas buenas ventas si hay un excelente manejo en su gestión global.

Este paradigma se ha quedado en la cabeza de muchos, e incluso uno ve departamentos de compras que no tienen un procedimiento claro, ni saben cual es su misión central. Me he encontrado con casos que ni siquiera hacen procedimientos de negociación con los proveedores y el que termina definiendo la compra es el usuario solicitante, volviendo totalmente permeable el proceso, poco seguro y sin valor alguno.

Para comenzar, el departamento de compras es el regulador de las solicitudes de una compañía. su primera función es ser el filtro de lo que se requiere y tener la capacidad de definir y negociar lo que se va a comprar. Como se logra esto? primero se debe consolidar un procedimiento, empresas que tienen SAP en su modulo All In One, tienen mayor facilidad de hacerlo mediante su sistema, desarrollando las múltiples transacciones con las que viene incluido, esto no tiene costo es solo saber manejar el sistema y desarrollarlo para que se acople al procedimiento de compras.

Un procedimiento sencillo de compras es: el usuario tiene un necesidad, por ejemplo un motor de 50HP, por consiguiente debe hacer una solicitud de compras donde incluya todas las características técnicas del motor bien detalladas con las marcas que pueden servir, con esta información completa, el comprador puede salir al mercado y cotizar con al menos 3 a 5 proveedores y evaluar las cotizaciones que recibe. Muy importante! el menor precio no es el determinante, las condiciones de pago pesan mucho al definir una compra. Esta es la primera forma que se genera valor, muchas veces compramos el más barato y no nos fijamos en las condiciones de pago pactadas, esto afecta el capital de trabajo de una empresa, le quita flujo de efectivo a la compañía, afectando negativamente sus estados financieros. Por eso se debe evaluar muy bien los días de pago, si son 60 o más es lo ideal ya que le da un respiro al flujo de la compañía. También se debe tener muy en cuenta el tiempo de entrega, si es un elemento que requiere cierta urgencia, puede salir mucho más caro por ejemplo parar la producción que pagar unos cuantos pesos demás. Como lo dije desde un principio, compras no es solo comprar, si no analizar las diversas situaciones que se presentan día a día, brindando un valor agregado.

Se me olvidaba recalcar, que al tener el procedimiento claro y una política clara, como lo dije anteriormente (3 cotizaciones como mínimo) y comprar un poco más caro con una justificación y soporte claro, por ejemplo, le da control a las adquisiciones de la compañía, siendo auditables a futuro. Muy importante ligar el procedimiento a una ERP, si no es SAP, puede ser Oracle, pero una herramienta que me permita desarrollar el flujo de trabajo y controlarlo haciéndolo tangible. Yo he desarrollado SAP cuando no existían transacciones ligadas al procedimiento, es saber manejar muy bien el sistema y comprender que todo es posible dentro de él. Si no se tiene una ERP hacer el esfuerzo de desarrollar alguna que nos ligue el procedimiento, porque a futuro me va a permitir realizar trazabilidad y generar indicadores de gestión, como días que me demoro en cumplir con una solicitud, días de entrega después de generada la orden de compra, días de pago a proveedores, ahorro financiero, etc.

De igual manera me va a permitir desarrollar el procedimiento SRM que hablamos en la anterior entrada, tener claro los parámetros para inscribir un proveedor, los indicadores sobre los cuales lo voy a evaluar, realizar programas de desarrollo, ya que hoy en día las empresas deben realizar llave en mano con sus proveedores más críticos, creando relaciones gana-gana que me pueda permitir tener proveedores más confiables y que se ajusten a los requerimientos de una compañía.

Otra forma de generar valor por parte de compras, es desarrollando estrategias que aporten a los indicadores financieros de la compañía como analizando los días de inventario que estoy teniendo mis bienes. Muy importante comprende que es lo que se compra y con que frecuencia, porque de esta manera podemos determinar cuales son los bienes con mayor rotación y determinar mi demanda anual o semestral para poder hacer una licitación si es posible anual con los proveedores con un precio fijo y determinando unas condiciones de pago favorables, y posiblemente negociando un contrato de consignación, de esta manera ahorro dinero comprando en volumen y bajando el precio histórico que vengo manejando, aumento los días de pago lo cual aporta al flujo de efectivo de la compañía e inmediatamente bajo el costo de inventario aportando favorablemente el capital de trabajo ya que el peso del inventario lo va a tener el proveedor por ser un contrato de consignación y no mi compañía.

Esta estrategia se utiliza mucho en la compra de materia prima que es fundamental mantener un inventario en rotación y que cumpla mi demanda a tiempo, por eso es mejor negociar con intervalos de tiempo largos pero evitando tener el peso del inventario. Además se deben cuadrar muy bien el MRP de este tipo de bienes y tener muy en cuenta el MPS y realizar un comité S&OP, todo esto se los ampliaré en otra entrada ya que es muy importante que lo tengan claro.

Por último, una estrategia para generar valor desde el departamento de compras, es tener claro el impacto de la reposición de activos en la empresa. Cada vez que repones o compramos un nuevo activo para la compañía este afecta los estados financieros. Recuerden que cuando entra un activo a la compañía empieza a restarse la depreciación. Hay una estrategia que se está utilizando mucho y son los modelos financieros de leasing y renting financieros, incluso tengo la experiencia que desarrolle un leasing operativo total, donde me apalanque con el dinero del banco, evitando depreciación y los costos de mantenimiento, asegurando la operatividad y nivel de servicio del nuevo activo por 5 años a una tarifa fija mensual, mermando inventario por repuestos y costos de servicios de reparación y evitando que el activo entrara en los libros financieros de la empresa ya que es del banco, y si a los 5 años quiero quedarme con el lo hago, si no hago reposición por un nuevo activo. Tengan muy en cuentan esta estrategia si quieren que lo explique a mayor detalle me comentan con mucho gusto les explicaré, ya que se debe realizar una excelente evaluación financiera calculando el beneficio final que me puede aportar este modelo.

Como pueden ver el departamento de compras no solo compra, si no hay diferentes formas de generar un valor agregado grande y significativo y sobre todo tangible, demostrando gestión y un aporte positivo a las finanzas de la empresa. Todo depende del esfuerzo que le pongamos en encontrar esas oportunidades de aportar positivamente, que entendamos la empresa, lo que hace, lo que mas demanda, como funciona, y sobre todo su procedimiento y política de compras que si no la tienen empiecen a desarrollarla, si quieren ayuda con esto me pueden comentar o contactarme a mi correo: andresarb25@gmail.com o cualquier otra pregunta, consulta, ayuda, etc. no duden en escribir o comentarme.

No olviden leer mis otras entradas, espero seguir escribiendo así de seguido, esta vez no utilizo bibliografía ya que las ideas para esta entrada las saque de mi experiencia personal y lo que personas con mayor conocimiento me han ido aportando durante mi trayectoria profesional.

Cordialmente,

Andrés A. Ramos